Las empresas privadas, instituciones públicas, ONGs y agrupaciones sociales tienen pre definidas una serie de reuniones, congresos, talleres para reunirse con sus asociados, empleados o socios estratégicos, esto en el marco de sus planes anuales operativos. Desde las Relaciones Públicas y la Comunicación Interna, este tipo de eventos se pueden convertir es una experiencia única y memorable para los participantes, así como aprovechar la oportunidad valiosa para colocar los mensajes estratégicos de una forma novedosa a través de diferentes técnicas. 

Paso1:  Definición del objetivo del evento. ¿Qué quiero lograr con esa reunión? ¿Qué quiero que se lleven mis participantes? ¿Hay productos, planes o estrategias que se tienen que generar durante el evento? 

Procure que el objetivo siempre esté claro en su equipo de trabajo, más aún cuando existe una agencia organizadora que le ayudará a ejecutar. 

Definición de presupuesto. Tener claro de cuánto dinero dispone para la realización de evento, le ayudará a planear actividades que realmente sean ejecutables. En caso de requerir a más inversión podrá recurrir a patrocinadores o a socios estratégicos que pueden invertir en su actividad como una ventana de exposición.  

Logística: El siguiente paso es definir la logística que requiere: salones, restaurantes, facilitadores, equipo audiovisual, obsequios, equipo de oficina (papelería, impresoras), mesas de registro. Es muy importante que visite y compare diferentes locaciones para tener claro las dimensiones de los espacios internos, parqueos; así como la accesibilidad. Recuerde que, factores externos como el tráfico, puede afectar la llegada de sus asistentes.  

Ahora sí, a marcar diferencia de decenas de actividades que se realizan a diario. 

Si quiere impresionar a sus espectadores desde el inicio, procure que cada detalle ofrezca una experiencia innovadora, inmersiva y más aún, memorable, que sea una de las mejores actividades a las que haya asistido. Hay muchos factores que influyen en el buen desarrollo de la actividad: iluminación, sonido, acondicionamiento, decoración, estadía, obsequios, etc. 

Asegure que cada uno de estos elementos y el cómo los utilice, orienten a captar la atención de su público, a generar una conexión con la empresa, la marca y el mensaje a transmitir. 

Incluso, los ponentes de la compañía o invitados deberán tener como meta, ofrecer a su público una experiencia en su intervención, cargada de dinamismo que capte la atención mientras esté en el escenario. 

Eventos sostenibles y tecnológicos  

Si desea que su evento sea aún más destacado, procure que el mismo cumpla con las normas básicas para que sea amigable con el ambiente. Evite materiales de un único uso, en caso de dar regalías, elija aquellas que sean producidas con material reciclado o artículos que tengan sean perdurables en el tiempo. Verifique que iniciativas hay que su localidad para inscribirlas como actividad sostenible y cuantificar de ser posible, la contribución al medioambiente.  

Aplique tecnologías. Ofrezca una experiencia digital mediante plataformas tecnológicas como depósitos de información, información para el participante, sitios interactivos, de manera que logrará brindar una vivencia modernista y a la vanguardia, además que evitará el uso de papel y apoyará a que su evento sea ecoamigable y SMART.